Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden die een klein bedrijf heeft, is zijn werknemers nauwkeurig en op tijd te betalen.
In het verleden was het uitvoeren van loonlijst een zorgvuldig proces waarbij het HR -personeel vereiste dat de urenstaten van de werknemer volgen, overuren berekenen of minuten tot uren converteren.
Waardevolle tijd en middelen werden besteed om ervoor te zorgen dat de wetten werden gevolgd en werknemers correct werden betaald.
Hoewel sommigen traditionele methoden blijven gebruiken om uren te volgen en loonlijst uit te voeren, hebben anderen een modernere aanpak gekozen.
Tijdbezoeksystemen stellen werknemers in staat om hun eigen uren in te voeren en te beheren, waardoor de last van de werkgever wordt verwijderd.
Door het aanwezigheidsproces te stroomlijnen, hebben bedrijven geld bespaard, verhoogde productiviteit en verbeterde naleving van de arbeidswetten.
Hier is alles om te weten over de tijdklokken van werknemers en hoe organisaties ze in hun voordeel kunnen gebruiken.
Wat is een tijdklok van de werknemer?
Een werknemerskloksysteem is eenapparaatDat registreert de start- en eindtijden voor werknemers per uur op de werkplek. Afhankelijk van het type tijdvolgingssoftware, kunnen werknemers binnendringen via een tijdklok -app of op een console op de werkplek.
Punch-in-gegevens worden automatisch geïntegreerd met een salarissoftwaresysteem dat door het HR-personeel wordt gebruikt om werknemers te betalen voor gewerkte uren. Het doel van Time Clock -software is om de aanwezigheid van elektronisch te volgen en te documenteren om de nauwkeurigheid van de loonadministratie te behouden.
Er zijn vijf verschillende soorten tijdklokken, waaronder
1. Ponskaartklokken
Werknemers voegen een papieren kaart in een machine in bij aankomst en het verlaten van het werk. De machine stampt de datum en tijd op de kaart om een start- en eindtijd aan te geven.
Vanwege hun eenvoud worden deze klokken het meest geïmplementeerd door kleine bedrijven die geen externe werknemers in dienst hebben.
2.Digitale klok
Met een digitale tijdklok, in plaats van een ponskaart te injecteren, vegen werknemers een kaart met een magnetische strook door een machine. De machine volgt automatisch de punch-in datum en tijd voor later gebruik door het Payroll-personeel.
Een elektronisch touchpad is een ander type digitale klok waarvoor werknemers geen kaart moeten vasthouden. In plaats daarvan plaatsen werknemers een persoonlijke code in een machine die automatisch de punch-in-gegevens opslaat.
3. Tijdstationsoftware
Met tijdstationsoftware kunnen werknemers via een computer in en uit klokken. Werknemers gebruiken één specifieke computer voor alle punch-ins.
Of bedrijven kunnen de software integreren met een personal computer om werknemers in staat te stellen de tijd in te voeren op hun individuele werkstations.
Een voordeel voor software voor tijdstations is dat tijdgegevens kunnen worden geïntegreerd met een loonlijstsysteem, waardoor het later gemakkelijker wordt om loonlijst uit te voeren.
4. Vingerafdrukklokken
Biometrische tijdklokken identificeren een persoon door individuele menselijke eigenschappen zoals een vingerafdruk.
Werknemers zetten hun vinger op een scanner die de persoon identificeert door de vingertop te matchen met een vooraf opgeslagen afbeelding in een database. Als er een nauwkeurige match is, maakt de Time Clock Machine een waarneembaar bedankje geluid.
Biometrische vingerafdruktijd klokken voorkomen buddy ponsen of fraude omdat een vingerafdruk onmogelijk te dupliceren is.
Een ander voordeel is dat werknemers zich geen zorgen meer hoeven te maken om een code te onthouden of per ongeluk hun ponskaart thuis te vergeten. Het is moeilijk om een deel van het lichaam te vergeten!
5. Handpunchklokken
Een handblokklok is een andere vorm van een biometrisch authenticatiesysteem. In plaats van een vingerafdruk gebruiken dit soort klokken de palm van een hand om de identiteit van de werknemer te verifiëren.
Een scanner komt overeen met een deel van de palm met een vooraf opgeslagen database-afbeelding om de werker te verifiëren. Net als vingerafdrukklokken zijn dit soort apparaten ook nuttig bij het voorkomen van buddy ponsen en fraude.
Waarom zijn tijdklokken belangrijk?
Werknemers die eenTijdwaarnemingsapparaatHeb een nauwkeurige weergave van wanneer hun dag begint en eindigt.
Werkgevers zullen precies weten wanneer een teamlid moet lunchen of een pauze, en wanneer hij/zij verondersteld wordt terug te komen. Dit zorgt ervoor dat teamleden niet worden gevraagd om meer te werken dan ze moeten.
Een effectief tijdsoftwaresysteem zorgt er ook voor dat iedereen werkt wanneer ze moeten zijn. Managers kunnen punch-in-gegevens gebruiken als bewijs om degenen die consequent te laat zijn te confronteren of overmatig lange lunches nemen. Dit helpt de productiviteit en de efficiëntieniveaus in de loop van de tijd te maximaliseren.
Block-in gegevens worden automatisch geïntegreerd met een softwaresysteem waardoor het voor HR-griffiers veel eenvoudiger wordt om loonlijst uit te voeren. Payroll -integratie maakt het gemakkelijker om aan de arbeidswetten te voldoen, omdat er gegevens zijn om te bewijzen dat werknemers het juiste aantal uren werken en dienovereenkomstig worden betaald.
Hoe zijn tijd klokken nuttig?
Tijdklokken bieden verschillende voordelen voor bedrijven, waaronder
1. Bespaart tijd en geld
Verzamelt automatisch gegevens en voert berekeningen uit - omdat punch -in -gegevens automatisch worden verzameld en berekend, besteedt het HR -personeel minder tijd aan het verifiëren van uren en het sorteren van timesheets.
Biedt minder ruimte voor menselijke fouten - handmatig omzetten van minuten tot uren en het schatten van overuren is een zorgvuldig proces dat gemakkelijk te verkeerd is te berekenen.
Onnauwkeurige berekeningen kosten bedrijven tot 7% van hun totale loonkosten. Dit resulteert ook in meer werk om de fout in een later salaris te wijzigen.
Time Clock -software elimineert kansen voor menselijke fouten en bespaart geld door alle benodigde berekeningen automatisch uit te voeren.
Minimaliseert fraude
Werknemers kunnen een vriend niet langer vragen om voor hen in te klokken bij het gebruik van een tijdklokapparaat. Sommige tijdwaarnemingssoftware integreert met GPS om ervoor te zorgen dat werknemers zijn waar ze moeten zijn bij het inponsen.
Dit bespaart ook geld door ervoor te zorgen dat bedrijven precies betalen wat ze aan de juiste persoon verschuldigd zijn.
Maakt het gemakkelijker om arbeidskosten bij te houden
Bedrijven kunnen zien welke werknemers het grootste aantal uren werken en welke arbeidskrachten het duurst zijn.
Time Clock -software laat ook zien wie de meeste overuren gebruiken om het werk te voltooien en hoe deze kosten zich ophopen en vergelijken met de industriële normen.
Bedrijven kunnen beter geïnformeerde beslissingen nemen over het feit dat ze meer werknemers moeten inhuren of een medewerker moeten confronteren die minder productief is dan hij/zij zou moeten zijn.
2. Verhoogt de productiviteit en de betrokkenheid van werknemers
Tijdsklokken verbeteren ook de productiviteit en de efficiëntieniveaus, terwijl het moreel van de werknemers wordt gemaximaliseerd. Hier zijn verschillende redenen voor, zoals-
Werkgevers hebben onmiddellijke toegang tot payroll -gegevens - Tijdwaarnemingsapparaten geven bedrijven onmiddellijk toegang tot gegevens en rapporten die herhaalde traagheid of overmatige afwezigheid aantonen.
Door geïnformeerd te blijven, is het gemakkelijker om aanwezigheidsproblemen aan te pakken en de productiviteit te verhogen.
Managers kunnen ziekteverzuim voorkomen
Verzuim veroorzaakt constante onderbrekingen in de stroom van dagelijkse activiteiten. Tijdsklokken maken het voor werkgevers gemakkelijker om werknemers te volgen die de neiging hebben om regelmatig te bellen. Werkgevers kunnen met deze personen samenwerken om toekomstige afwezigheid te voorkomen en te minimaliseren.
Tijdklokken helpen de bedrijfscultuur te verbeteren
Wanneer er een flux van werknemers is die het werk afwerpen, is er een veronderstelling dat het management laks is. Medewerkers nemen hun baan minder serieus en maken zich geen zorgen over ziek inroepen.
Tijdsklokken maken het gemakkelijker om aanwezigheidsproblemen aan te pakken en het ziekteverzuim te verminderen, waardoor het moreel wordt verbeterd. Dit zal de aanwezigheidsproblemen verminderen en tegelijkertijd de productiviteitsniveaus verbeteren.
Wat zijn de tijdsklokregels voor werknemers?
DeFair Labour Standards Act(FLSA) machtigt een reeks regels voor uren, overuren en betalen van werknemers. Hier zijn de belangrijke voorschriften en regels om te volgen
1. Volgtijd
Met de FLSA kunnen werkgevers de tijd volgen, zolang ze wensen, zolang records nauwkeurig zijn. Opties zijn onder meer-
Biometrische klokken -Elke methode die een biometrische scanner gebruikt om de punch-in-gegevens van elke werknemer bij te houden
Nabijheid klokken -Een systeem dat verschillende methoden gebruikt, zoals ponskaarten of ID -badges om de tijd van werknemers te beheren
PC Clocking -Werknemers kunnen software gebruiken om hun tijd op te nemen op een personal computer
Sms Clocking -Dit biedt een manier om binnen te klokken door sms -berichten
2. Afbreuk
Met de FLSA kunnen werkgevers het aantal notulen van de werknemers afsluiten in plaats van het exacte aantal werkte minuten vast te leggen.
Bedrijven kunnen de tijd meten in stappen van 10 minuten en vervolgens rond of omlaag, afhankelijk van hoe dicht het nummer is bij de gevolgde toename.
Als een persoon bijvoorbeeld 7 uur en 58 minuten werkte, zou de 58 tot 60 ronden. Dit betekent dat de werknemer in totaal 8 uur heeft gewerkt.
3. De 7 minuten durende verordening
De meeste bedrijven volgen tijd in intervallen van 10 tot 15 minuten. Voor stappen van 15 minuten is 7 minuten de afsluiting om af te ronden. Gedurende 8 of meer minuten zou de werkgever zich verzamelen.
Als het bijvoorbeeld 4 uur en 6 minuten werkt, kan de werkgever afsluiten tot 4 uur gewerkte uur. Als de werkgever 4 uur en 12 minuten werkt, kan de werkgever tot 4 uur en 15 minuten werken.
Waarom zijn de tijdsklokregels van werknemers belangrijk?
Het implementeren van effectieve tijdwaarnemersregels is essentieel voornalevingmet staats- en federale wetten en voorschriften. Het gebruik van een tijdklok minimaliseert de kans om een van deze regels te overtreden.
Niet-vrijgestelde werknemers zijn degenen die volgens een uurschema werken. Bedrijven moeten hun uren en breuken volgen en deze compenseren voor eventuele gewerkte uren in de loop van de overuren.
Omdat niet -vrijgestelde werknemers verschillende uren werken, helpt het gebruik van een tijdwaarnemingsapparaat om hun tijd nauwkeurig te beheren.
Controleer of de staat voorspellende planningswetten heeft vastgesteld die vereisen dat bedrijven geavanceerde kennisgeving van wijzigingen in schema's aan niet-vrijgestelde werknemers moeten geven.
Het is ook essentieel om ervoor te zorgen dat er een goed tijdwaarnemingssysteem is, omdat planningsveranderingen het uitdagender kunnen maken om de tijd handmatig te volgen.
Non-vrijgestelde werknemers per uur hebben het recht om in bepaalde staten te betalen als ze op Call zijn. On-call zijn betekent dat een werknemer beschikbaar is voor werk en wacht tot de werkgever contact met hem opneemt/haar om binnen te komen.
In bepaalde staten worden deze oproepmedewerkers gecompenseerd, zelfs als ze niet in het werk worden geroepen. Het kan moeilijk zijn voor het HR-personeel om de tijd van oproepmedewerkers te volgen die niet echt op de werkplek staan.
Het implementeren van een tijdkloksysteem helpt bij het naleven van alle staatsvoorschriften omdat oproepmedewerkers eenvoudig hun eigen tijd kunnen beheren via hun mobiele telefoon of personal computer.
FLSA -regels bepalen dat niet -vrijgestelde werknemers recht hebben op overuren die gelijkwaardig zijn aan of meer dan 1 en keer hun normale loon als ze meer dan 40 uur per week werken.
Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van niet -vrijgestelde werknemers die overuren nauwkeurig worden betaald. Het gebruik van een tijdklok om overuren te beheren, zal de druk van het HR -personeel afnemen en voorkomen dat alle arbeidswetten worden overtreden.
Hoe u de tijd en aanwezigheid van werknemers kunt beheren
Hier zijn de best practices voor het beheren van tijd en aanwezigheid van werknemers op de werkplek-
1. Verzuimsproblemen voor onderzoek
Bepaal welke ziekteverzuimproblemen bestaan, waarom ze bestaan en de beste oplossingen om eventuele terugkerende problemen op te lossen.
Voer een holistische benadering uit die historische punch-in-gegevens, specifieke probleemgebieden en de afdelingen die de hoogste niveaus van ziekteverzuim hebben, onderzoekt.
2. Strategie om het verzuim te verminderen
Zodra de hoofdoorzaak van ziekteverzuim is onderzocht en geanalyseerd, voert u strategieën uit om het probleem te bestrijden. Hier zijn de best practices-
Disciplinaire actie ondernemen- instrueer de HR -afdeling om ziekteverzuim te controleren en waar nodig disciplinaire maatregelen te nemen.
Verificatie van ziekte vereisen- Vereist na 2 dagen werknemers om een doktersnoot te tonen om de ziekte te verifiëren. Dit voorkomt dat werknemers ziek roepen, tenzij er een medisch goedgekeurde reden is om dit te doen.
Gebruik betaalde tijdOff banken- Betaalde tijd uit banken geeft werknemers een toegewezen hoeveelheid dagen voor ziekte, vakantie of andere doeleinden. Door een betaalde tijd te gebruiken, kunnen werknemers hun discretie gebruiken om tijd-uit-verzoeken te doen.
Beloon conforme medewerkers- Implementeer een stimuleringsbeleid voor ziekteverloven waarbij geldbonussen worden gegeven aan degenen die minimaal ziekteverzuim hebben. Dit zal de productiviteitsniveaus verhogen en tegelijkertijd een bedrijfscultuur creëren die werknemers aanmoedigt om de regels te volgen.
Neem een wellness -programma op- Omdat er een verband bestaat tussen ziekte en ziekteverzuim, kan het implementeren van een wellness -programma een nuttig idee zijn. Bied indien financieel mogelijk een sportschoollidmaatschap aan of geef een lijst met middelen aan werknemers die een gezond leven aanmoedigen.
Waarom een medewerkerstracker ertoe doet
Een effectieve tijdsklok en aanwezigheidssoftware voor werknemers kan werkstroomlijnen, geld besparen en het succes van het bedrijf promoten. Hier zijn deBelangrijke redenenWaarom een aanwezigheidstracker Matter-
Bewijst de mogelijkheid om aanwezigheidsproblemen aan te pakken
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat elk beleid met betrekking tot de pauze tijd of ziektedagen niet wordt misbruikt.
Het hebben van een effectief tijdwaarnemingssysteem zal het management helpen bij het aanpakken van aanhoudende zorgen met de juiste mensen.
Hiermee kunnen werkgevers externe werknemers huisvesten
Het gebruik van een werknemerstijdstrackingapparaat beheert de tijd van werknemers en handhaaft verantwoording zonder te beperken.
Bedrijven die geld willen besparen door werknemers op afstand in dienst te nemen, kunnen er zeker van zijn dat de productiviteit niet zal worden beïnvloed.
Zorgt voor de nauwkeurigheid van de loonlijst
Een aanwezigheidsbeheersysteem is vooral nuttig voor het handhaven van de nauwkeurigheid van de loonadministratie. Het voorkomt per ongeluk te veel te betalen of te weinig betaalde werknemers per uur omdat uren exact worden berekend zoals ze worden ingevoerd.
Bevordert het verzamelen van realtime productiviteitsgegevens
Het gebruik van een betrouwbare methode om realtime aanwezigheidsinformatie te verzamelen laat zien wie productief is en wie niet is.
Een nauwkeurig beeld van de productiviteitsniveaus maakt het gemakkelijker om in te huren en te plannen volgens de behoeften van elke afdeling.
In de loop van de tijd kan dit geld besparen omdat bedrijven zullen inhuren en plannen op basis van betrouwbare productiviteitsgegevens in plaats van alleen instinct.
Stroomlijnt HR Payroll -taken
Tijdige apparaten stellen de werknemer in staat zijn/haar eigen tijd te volgen in plaats van te vertrouwen op een of twee loonklerk om de hele taak te beheren.
Levert bewijs in geval van een rechtszaak
Tijdapparaten verzamelen nauwkeurige klok-in-gegevens die nuttig blijken te zijn in het geval van een rechtszaak of audit van de IRS.
Deze informatie kan als bewijs worden gebruikt voor het geval een voormalige werknemer probeert aan te klagen voor verloren lonen of als de staat beweert dat er niet-naleving is met FLSA-voorschriften.
Conclusie
Hier zijn de belangrijkste afhaalrestaurants om tijdmanagementsystemen te onthouden.
Kies het juiste tijdbeheersysteem- Bepaal welk apparaat optimaal is voor de behoeften van het bedrijf. Opties zijn onder meer de ponskaartklok, digitale klok, time stationsoftware, vingerafdrukklok of een handpunchklok.
Onthoud de redenen voor het gebruik van tijdsklokken- Tijdklokken bieden een nauwkeurige weergave van de gewerkte uren, terwijl het nauwkeurig wordt beheerd voor looninformatie voor het HR -personeel.
Onderzoek de voordelen- Tijdbeheersystemen besparen tijd, geld, verhoog de productiviteit en verhoog het moreel op de werkplek.
Ken en volg de FLSA -regels- Onderzoek FLSA -regels samen met staatsvoorschriften om ervoor te zorgen dat alle wetten worden gevolgd.
Strategie om ziekteverwekkers te voorkomen- Implementeer beleid dat de aanwezigheid aanmoedigt. Voer bijvoorbeeld disciplinaire maatregelen uit voor herhaalde daders, neem een wellness -programma op of vereisen verificatie van ziekte.
Weet waarom het gebruik van een tijdwaarnemingssysteem ertoe doet-Een voordelen verhoogt een tijdmanagementsysteem de nauwkeurigheid van loonadministratie, verbetert de productiviteit, biedt back-up klok-in gegevens en stroomlijnen HR-werk.
